Politique de Confidentialité

La SAS HOTELCORP, exploitant l'Hôtel Providence à Vittel, accorde une grande importance à la protection de votre vie privée et au respect de vos données personnelles. La présente politique a pour objectif de vous informer, de manière claire et transparente, sur la façon dont nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679, dit « RGPD ») et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

Cette politique s'applique à toutes les données personnelles collectées via notre site web www.hotelprovidencevittel.com, lors de votre réservation (en direct ou via la plateforme Galaxy CRS), lors de votre séjour à l'hôtel, dans nos restaurants, et dans le cadre de nos communications avec vous.

01 Responsable de traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter le responsable de traitement aux coordonnées indiquées ci-dessus.

02 Données collectées

Nous ne collectons que les données strictement nécessaires aux finalités décrites ci-après. Les données collectées peuvent comprendre :

Données d'identification

• Civilité, nom, prénom
• Adresse email
• Numéro de téléphone
• Adresse postale
• Nationalité et numéro de pièce d'identité (obligation légale lors du check-in pour les voyageurs étrangers)

Données de réservation et de séjour

• Dates d'arrivée et de départ
• Type de chambre ou d'appartement réservé
• Nombre de personnes (adultes, enfants)
• Préférences de séjour (étage, vue, lit double/twin, allergies alimentaires)
• Demandes spéciales
• Historique des séjours et fidélité
• Consommations au restaurant et au bar

Données de paiement

• Numéro de carte bancaire (uniquement pour la garantie de réservation, traitée par Galaxy CRS)
• Historique des transactions et factures

Les données de carte bancaire ne sont jamais stockées par l'Hôtel Providence. Elles sont traitées directement par notre prestataire de réservation Galaxy CRS lors de la garantie de la réservation, puis le règlement final s'effectue à l'hôtel.

Données de communication

• Messages envoyés via le formulaire de contact
• Échanges email et téléphoniques avec l'hôtel (confirmations, demandes spéciales, réclamations)

Données de navigation sur le site

• Adresse IP
• Type et version du navigateur
• Système d'exploitation
• Pages consultées et durée de visite
• Données issues des cookies (voir notre Politique de cookies)

03 Finalités et bases légales du traitement

Conformément à l'article 6 du RGPD, chaque traitement de données repose sur une base légale précise. Voici un tableau récapitulatif des finalités poursuivies par l'Hôtel Providence :

04 Destinataires des données

Vos données personnelles sont strictement réservées à la SAS HOTELCORP et ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées dans le cadre de leurs fonctions :

• La direction de l'hôtel (Christian André BELOT, Président)
• Le personnel de réception et d'accueil
• Le personnel de service en chambre, restauration et bar (pour les données strictement nécessaires)
• Le personnel administratif et comptable

Vos données peuvent également être transmises :

• À nos sous-traitants techniques, dans le cadre strict des prestations qu'ils nous fournissent (voir article 5)
• Aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'exige (registre de police, contrôles fiscaux)
• Aux administrations fiscales pour la collecte de la taxe de séjour

La SAS HOTELCORP ne vend, ne loue, ni ne cède vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

05 Sous-traitants

Pour le bon fonctionnement de ses services, l'Hôtel Providence fait appel à des sous-traitants qui peuvent être amenés à accéder à vos données personnelles. Ces sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles strictes en matière de confidentialité et de sécurité, conformément à l'article 28 du RGPD.

06 Plateforme de réservation Galaxy CRS

L'Hôtel Providence utilise les services de la plateforme de réservation en ligne Galaxy CRS (Customer Reservation Services), exploitée par la SAS Galaxy Hôtels, pour permettre à ses clients d'effectuer leurs réservations en temps réel.

Données traitées par Galaxy CRS

Lorsque vous effectuez une réservation via la plateforme Galaxy CRS, les données suivantes sont collectées et traitées :

• Identité (civilité, nom, prénom)
• Coordonnées (email, téléphone, adresse)
• Données de réservation (dates, nombre de personnes, type de chambre)
• Données de carte bancaire (pour la garantie de réservation, transmises en mode sécurisé)

Conformément à l'article 28 du RGPD, Galaxy CRS agit en qualité de sous-traitant et traite vos données pour le compte exclusif de l'Hôtel Providence, dans le strict cadre de la réservation. Galaxy CRS ne réutilise pas vos données à ses propres fins commerciales.

Pour plus d'informations sur le traitement des données par Galaxy CRS, vous pouvez consulter leurs conditions générales de vente sur leur site internet.

07 Transferts de données hors Union européenne

Certains de nos sous-traitants peuvent être amenés à traiter vos données en dehors de l'Union européenne. Ces transferts sont strictement encadrés par les garanties prévues par le RGPD :

Royaume-Uni (Catspace Marketing Ltd)

Le Royaume-Uni bénéficie depuis le 28 juin 2021 d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, ce qui signifie que le niveau de protection des données y est considéré comme équivalent à celui de l'UE.

États-Unis (Google, Meta)

Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par :

• Le Data Privacy Framework (DPF) UE-États-Unis, en vigueur depuis juillet 2023, qui garantit un niveau de protection adéquat
• Les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission européenne, signées avec chaque sous-traitant
• Des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires (chiffrement, pseudonymisation)

Les sous-traitants Galaxy CRS, SafeBooking et O2switch traitent vos données exclusivement en France, sans transfert hors UE.

08 Durées de conservation

Vos données ne sont conservées que le temps strictement nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Au-delà, elles sont soit supprimées, soit anonymisées, soit archivées selon les obligations légales.

09 Sécurité des données

La SAS HOTELCORP met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à l'article 32 du RGPD, pour garantir la sécurité de vos données personnelles et les protéger contre toute perte, accès non autorisé, altération ou divulgation.

Mesures techniques

• Chiffrement des données en transit (protocole HTTPS / TLS)
• Mots de passe complexes et renouvelés régulièrement
• Sauvegardes régulières des bases de données
• Pare-feu et protection contre les intrusions
• Hébergement sur des serveurs sécurisés en France (o2switch)
• Plateforme de réservation Galaxy CRS sécurisée pour les paiements

Mesures organisationnelles

• Accès aux données limité aux personnes habilitées
• Sensibilisation et formation du personnel à la protection des données
• Engagement de confidentialité du personnel
• Contrats de sous-traitance conformes à l'article 28 du RGPD

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, l'Hôtel Providence s'engage à notifier la CNIL dans un délai de 72 heures et, le cas échéant, à vous en informer dans les meilleurs délais.

10 Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter :

• Par téléphone : 03 29 08 08 27
• Via le formulaire de contact
• Par courrier : SAS HOTELCORP — 125 Avenue de Châtillon, 88800 Vittel

Pour des raisons de sécurité, nous pouvons être amenés à vous demander une preuve de votre identité avant de répondre à votre demande. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximum d'un mois à compter de la réception de votre demande.

11 Cookies

Le site www.hotelprovidencevittel.com utilise des cookies et technologies similaires pour assurer son bon fonctionnement, mesurer son audience et améliorer votre expérience.

Pour en savoir plus sur les cookies utilisés, leur finalité et la manière de les paramétrer, veuillez consulter notre Politique de cookies.

12 Données des mineurs

Les réservations à l'Hôtel Providence ne peuvent être effectuées que par des personnes majeures. Le traitement des données personnelles d'un mineur de moins de 15 ans repose sur le consentement du titulaire de l'autorité parentale, conformément à l'article 8 du RGPD.

Lorsque des mineurs séjournent à l'hôtel, leurs données (nom, prénom, âge) sont collectées dans le cadre de la réservation effectuée par un parent ou tuteur légal. Le titulaire de l'autorité parentale peut, à tout moment, exercer les droits prévus à l'article 10 de la présente politique au nom du mineur.

13 Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la réglementation, et après avoir contacté l'Hôtel Providence sans réponse satisfaisante, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

Vous pouvez également déposer une plainte en ligne via le formulaire dédié : www.cnil.fr/fr/plaintes.

14 Modifications de la politique

La SAS HOTELCORP se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment pour l'adapter à l'évolution de la législation, de la jurisprudence ou de ses activités.

Toute modification substantielle vous sera communiquée par email ou par un avis publié sur le site. La date de dernière mise à jour figure en haut de la présente page. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

15 Contact

Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

• Par téléphone : 03 29 08 08 27
• Via le formulaire de contact
• Par courrier : SAS HOTELCORP — 125 Avenue de Châtillon, 88800 Vittel